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La digitalizzazione delle agenzie immobiliari

Articolo di La Redazione 25 maggio 2021

Nuove tecnologie, una rincorsa senza fine

L'adeguamento tecnologico dell'agenzia immobiliare non sempre rientra nelle priorità. Eppure la tecnologia informatica e digitale è un aspetto ineludibile nella vita di tutti. L’interconnettività permanente è la condizione attuale di ognuno di noi, in ogni aspetto della vita. Essa ci permette meraviglie come definire in tempo reale una trattativa da un capo all’altro d’Italia, ma anche banalità come comprare il pane senza denaro in tasca.
La velocità evolutiva delle applicazioni è molto più veloce della capacità e possibilità di aggiornamento di chiunque. Quando si devono fare scelte inerenti alla dotazione tecnologica dell’agenzia immobiliare, sia hardware che software è opportuno agire con ponderatezza e lungimiranza. Ecco 4 riflessioni pratiche.

  1. È vecchio, ma funziona ancora

Un aforisma del mondo informatico dice che un programma che funziona è un programma obsoleto. Ti sarà capitato di esserti affezionato ad un programma o ad un ambiente digitale, sviluppato negli anni con continui update. Quando viene sostituito dal produttore con una versione evoluta, cambiata per funzionalità e ambiente estetico, puoi uscirne disorientato. Per questa ragione succede di trovare in alcuni uffici computer e programmi obsoleti. 

La tua esigenza come agente immobiliare è quella di poter utilizzare strumenti che ti garantiscano processi produttivi efficienti. Online ed offline sono fusi in un'unica realtà. La scheda immobile pubblicata sul tuo sito web non è meno concreta del cartello da vetrina stampato in agenzia. Poter contare su attrezzature informatiche adeguate significa garantire la tua presenza e visibilità in ogni ambiente.

L'adeguamento tecnologico di hardware e software dell’agenzia immobiliare deve entrare come voce prioritaria nella tua programmazione aziendale come investimento periodico. Non etichettare questa esigenza come spesa iniziale da ammortizzare nel tempo. Il rischio è che la tua operatività sia già pregiudicata al momento della prima consegna. Esistono molte forme di accesso alla tecnologia di questo tipo che ti permettono di essere sempre aggiornato con costi contenuti e prevedibili. 

  1. Adeguamento tecnologico? Meglio un consulente esperto 

Nella tua professione è importante il passaparola: quel che si dice di te contribuisce in modo determinante a farti contattare dai clienti. 

Non è una regola valida per tutto: nell’ambito delle tecnologie strumentali non lo è per niente.

Tutti abbiamo la tentazione di fidarci del collega che ci sponsorizza una macchina o un software, perché ci si trova benissimo. Certo, lui è in buona fede, ma tu devi fare i conti con le tue reali ed effettive esigenze operative, in base alla struttura della tua agenzia, agli obiettivi che ti poni e alle prospettive di sviluppo. 

  • Quante workstation ti servono? 
  • Interconnesse tra loro o autonome? 
  • Occorrono postazioni fisse, tablet o portatili? 
  • Basta una postazione di stampa per l'intero ufficio? 
  • Quale sistema operativo bisogna adottare? 
  • Quali software? 
  • Quali dotazioni per garantire sicurezza e privacy? 

Sono tutte domande che dovrai porti prima di rinnovare la tua tecnologia. Rifletti su questo: perché un cliente si rivolge a te quando vuole comprare casa? Perché necessita di qualcuno competente a cui esporre le sue esigenze e domande cui non saprebbe dare risposta. 

Affidarsi ad un partner affidabile per la digitalizzazione dell’agenzia immobiliare è una scelta che paga. Oltre alla fornitura ed allestimento di macchinari e programmi, potrai contare su un'assistenza continuativa e immediata al bisogno. Inoltre verrai aggiornato sulle evoluzioni e consigliato su come introdurle in servizio, sostituendo man mano tutto ciò che diventa obsoleto. È una buona strategia per evitare gravosi rinnovi e flessioni della produttività.

  1. Ridondanza ed interconnettività

Ridondanza è un termine molto in voga negli ultimi tempi, insieme a resilienza. Effettivamente il primo (previsione di più elementi di sistema capaci di svolgere la stessa funzione, così da aumentarne l'affidabilità) è riferito ad una strategia per conseguire la seconda (capacità di assorbire situazioni critiche senza conseguenze).

Sappiamo tutti quanto possa essere grave la perdita di dati digitali. Per questo motivo siamo continuamente preoccupati di fare back-up delle banche dati, dei sistemi operativi, del software, e poi back-up del back-up, perché non si sa mai.

Quanto tempo viene impiegato per queste attività? Diversamente come potrebbe essere impegnato? Quanto ti costa? Per non parlare di quando, scaricato il 78% dei file, compare l’avviso “impossibile completare il back-up”.

Anche in questo il progresso digitale ti viene incontro: esistono e si stanno diffondendo software di back-up che consentono di immagazzinare in cloud davvero tutta la tua agenzia, in modo permanente ed eterno, come tutto ciò che confluisce nel cyberspazio. 

L’altra faccia della medaglia della digitalizzazione è relativa alla protezione dei dati.

Sia per tutela dei nostri affari, sia per evitare le pesantissime sanzioni per i data breach, siamo obbligati ad avere un gran numero di password. Sappiamo tutti come dovrebbero essere per essere davvero efficaci, di solito sono pressoché impossibili da memorizzare. Per questo è frequente l'abitudine di ricorrere ad una sola password, cui diamo minime variazioni ogni volta e le trascriviamo su qualche quaderno. In agenzia poi ci sono altri problemi: una macchina per ogni operatore con rispettive password diversificate? Oppure è meglio che tutti possano accedere a tutto dappertutto?

Ogni problema ha una soluzione: da qualche tempo sono comparsi sul mercato dei programmi password manager. Si tratta di gestionali in cui immagazzinare tutti i tuoi diversi account, con le rispettive password e dati sensibili, con un’unica password. É come avere la chiave del castello! Un sogno: con un solo click accedi a tutte le stanze e le sale, intendo tutti i tuoi supporti digitali associati all’account protetto dalla master password.

I sistemi digitali si parlano, i ricercatori stanno elaborando computer in grado di condividere esperienze ed apprendere. La possibilità di condividere informazioni e dati è il fondamento di tutto il processo digitale. Nella realtà operativa, per scelte dei colossi informatici globali, sappiamo che non tutti i sistemi comunicano facilmente tra loro: non lasciare che questo ti fermi. Prevedere nella tua politica di adeguamento tecnologico almeno un paio di strumenti in grado di dialogare con quelli che non sono dotazione ordinaria dell’agenzia permette di superare potenziali impasse. Utilizzi Android? Considera di inserire nel tuo ecosistema anche un dispositivo iOS. Utilizzi solo Mac? Introduci anche un dispositivo Windows.

  1. Formazione digitale 

L’adeguamento tecnologico delle agenzie immobiliari non serve a nulla se non è accompagnato da una preparazione adeguata delle persone che vi devono operare. Devi avere cura che questo aspetto della formazione sia continuo ed esteso, in modo che tutti gli agenti siano in grado di gestire con prontezza e cognizione di causa sia l’ordinario che l’emergenza.

Le soluzioni consigliate possono apparire dispendiose, sia se guardate nel loro insieme, sia prese singolarmente. Ma per una affermazione di successo non puoi fermarti al dubbio se sia meglio l’uovo oggi o la gallina domani: occorre pensare in grande ed investire nel rinnovamento tecnologico. L’analisi costi-benefici ti darà ragione. 
 

La Redazione